5 tips voor een verhoogde productiviteit
5 tips voor een verhoogde productiviteit
Iedereen kent wel de klassieke "to-do list', een lijstje waar je al gestrest van wordt als je er alleen maar naar kijkt. Je lijstje staat vol met dingen die je moet doen, maar zo ook je agenda voor de komende weken. Die lijst wordt dus alleen maar langer en je hoofd als maar voller, je komt tijd te kort! Maar volgens de "Getting Things Done' methode is er meer dan genoeg tijd, deze tijd moet alleen juist ingedeeld en besteed worden. Lees hier hoe je dit in 5 stappen voor elkaar krijgt en zelfs baat kan hebben bij een to-do list:
Door: Jolan Schreuder
"Getting Things Done' (GTD) is een methode die er voor zorgt dat je to do's, afspraken en agenda zo georganiseerd zijn dat je zelf weer het overzicht hebt. De grootste voordelen hiervan zijn dat er rust in je hoofd terugkeert en je weer gestructureerd aan de slag kan. De volgende 5 punten zijn de pijlers van de GTD methode.
1. Verzamel
Als het gaat om het organiseren van je ideeën en werkzaamheden is het belangrijk dat je compleet bent. Om ervoor te zorgen dat je alles een plek kan geven, moet je een manier van organiseren vinden die bij je past. Of dit nu een agenda, notitieboekje of moderne app (bijvoorbeeld Evernote) is, je moet er ten alle tijden iets in kunnen schrijven. Op deze manier voorkom je de gedachten "ik schrijf het later wel op' of "ik onthoud het wel' en kan je zorgen voor een compleet overzicht. Verzamel dus al je plannen, to do's en afspraken op een voor jou overzichtelijke en toegankelijke manier.
2. Wees duidelijk
Zorg ervoor dat de punten op je to-do lijst duidelijk en concreet zijn. Op deze manier kun je gelijk aan de slag als je een taak van je lijst hebt uitgekozen. Schrijf dus niet op "vakantie plannen', maar verdeel deze taak in kleinere, concrete, meer behapbare taken die je meteen op kunt pakken.
3. Organiseer
Organiseer de taken en afspraken in de door jou gekozen plan methonde (pen en papier, agenda, computer of bv Evernote). Rangschik de taken naar prioriteit, werkplek en tijd. Let er op dat je bij deze stap je enkel richt op het organiseren van je plan methode, het werken aan de geplande taken komt later. Zie het als een soort "qualitytime' tussen jou en je plan methode.
4. Check
Loop je lijstje nog even door om te checken of alles duidelijk is. Zie je een taak of afspraak die nog onduidelijk en vaag is? Zorg er dan gelijk voor dat je deze verduidelijkt zoals bij stap 2. Probeer stap 3 en 4 elke week zorgvuldig uit te voeren, zo zorg je ervoor dat je overzicht up-to-date en duidelijk blijft.
5. Aan het werk!
Het heeft even geduurd, maar al je taken voor de komende tijd zijn overzichtelijk gepland en georganiseerd. Dat betekent dat het tijd is om aan de slag te gaan! Het werk van de voorgaande stappen betaalt zich nu uit, je kunt namelijk gelijk zien welke taak op dit moment de beste keuze is om uit te voeren.
Na het uitvoeren van deze 5 stappen heb je je papierwerk, inbox, agenda en vooral je eigen hoofd weer op orde en is het weer mogelijk om met frisse energie aan de slag te gaan! En dan moet het leukste deel nog komen, voor je het weet kun je de taken één voor één van je lijst strepen. Die to-do lijst zal dus eindelijk korter worden!
Bron: Getting Things Done - David Allen (2002)
,Geplaatst op 19 mei 2014 door performanceboost